Compliance
Burghausen, 20.08.2021 Management bedeutet Verantwortung. Zum Schutz von Mensch, Unternehmen und Umwelt müssen Regeln eingehalten werden. Im Ernstfall muss klar sein, welche Arbeiten von wem an welchen Anlagen durchgeführt wurden. Auflagen und deren Einhaltung, die revisionssichere Archivierung von Bescheiden und Prozessschritten, die Durchführung und Dokumentation von Audis und deren Ergebnissen sind heute eine fast unlösbare Herausforderung. Jetzt gibt es dafür eine Lösung. Synoset unterstützt Ihr Compliance Management als Teil des normalen Betriebsablaufs. Im Zusammenspiel mit den Schichtbüchern, Checklisten und dem Personalmanagement von New Solutions dokumentiert und verwaltet Synoset Compliance Informationen automatisch im Hintergrund. So entsteht eine durchgängige, umfassende Lösung.
Die nachfolgend aufgelisteten Module können gemeinsam oder einzeln mit Synoset lizenziert werden.
Anlagenverwaltung und Facility Management
Welche Anlagen / Assets sind derzeit oder waren in der Vergangenheit vorhanden? Wo befanden sie sich örtlich und buchhalterisch? Was kosteten sie und wie lange sind bzw. bleiben sie in Benutzung? Gibt es Leasingverträge zu Anlagenteilen, Hardware, Software etc.? Wann muss welche Anlage gewartet werden? Mit Synoset schaffen Sie einfach einen Überblick über all Ihre Assets.
Die ganzheitliche Betrachtung des Anlagevermögens ist für Unternehmen von größter Bedeutung. Dazu gehören die Wartung und Instandhaltung mit der kaufmännischen und technischen Investitionsplanung ebenso wie die Optimierung der Geschäftsabläufe und die Prozessoptimierung.
Hier einige Beispiele für die unterschiedlichen Möglichkeiten:
- Ersatzteilverwaltung
- Inventarverwaltung
- Wartungs- und Instandhaltungsplanung
- Störmanagement
- Lagerverwaltung
- Fuhrparkmanagement
- Betriebsmittelüberwachung
- Schlüsselverwaltung
- Freigabeprozesse
- uvm.
Egal ob Anlagen, Sicherheitseinrichtungen, oder Personen. Synoset dokumentiert, protokolliert und archiviert alle Vorgänge. So ist Ihr Unternehmen bei der Implementierung von Ideen und Vorhaben in der Lage, die Compliance Anforderungen im Betrieb zu befolgen und Anfragen von Auditoren, Behörden und Sicherheitsfachkräften zu beantworten.
Freigaben von Änderungen an Daten
Änderungen an Assets oder Equipments können auf einfache Weise im System dokumentiert werden. Anschließend wird dieser Änderungsvorschlag eingereicht, an einen Verteiler von berechtigten Personen gesendet und kann nun anhand des hinterlegten Freigabeprozesses freigegeben werden. Alle Änderungen können revisionssicher eingesehen und ebenfalls bei einer Freigabe mit Signatur unterzeichnet werden.
Kunden- und Vertragsmanagement
Bescheide- und Auflagenmanagement
Auditverwaltung
Manager müssen sicherstellen, dass Unternehmensprozesse den aktuellen Normen, Anforderungen und Richtlinien entsprechen. Dafür werden in regelmäßigen Abständen Audits durchgeführt, die den Ist-Zustand mit dem erforderlichen Soll-Zustand vergleichen. Synoset schafft hier Transparenz für alle Beteiligten und kann verschiedenste Standards abbilden, wie beispielsweise die ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001. Die Definition der Audit-Art (z.B. System-, Prozess- oder Produktaudits, sowie interne, externe oder Zertifizierungsaudits), die individuelle Festlegung des Auditprogramms, Auswahl von Audit-Fragen aus Fragenkatalogen und das Durchführen von Auditchecklisten sind nur einige Beispiele, wie unser System Sie bei der Durchführung unterstützen kann. Ein besonderes Addon ist hierbei die schnelle und professionelle Verwaltung der erkannten Mängel, inklusive Maßnahmendefinition, -verfolgung und abschließender Wirksamkeitskontrolle getreu des PDCA-Zyklus.
Begehungen
Begehungen werden aus unterschiedlichsten Gründen durchgeführt, sei es ein Sicherheitsbeauftragter, der dabei unterstützt Sicherheitsstandards in der Fertigungshalle oder auf der Baustelle zu gewährleisten oder sei es eine Gruppe, die für die Optimierung des Fertigungsprozesses zuständig ist. Das Grundprinzip ist immer das Gleiche: Die Dokumentation der Begehung mit anschließender Verwaltung der Ergebnisse muss einfach und effizient erledigt werden können. Mit unserer Checklisten App in Kombination mit Synoset können beliebige Begehungen durchgeführt werden. Gefundene Probleme und Verbesserungspotenziale können Sie direkt vor Ort per App beschreiben, fotografieren oder mit Videos dokumentieren. Anschließend können Maßnahmen als Aufgaben generiert, an die Verantwortlichen weitergeleitet und nachverfolgt werden.
Schulungs- und Qualifikationsmanagement von Mitarbeitern und Dienstleistern
Im Arbeits- und Gesundheitsschutz sind wiederkehrende Unterweisungen gesetzlich vorgeschrieben und für Mitarbeiter aber auch Dienstleister unumgänglich. Unterweisungen und Schulungen müssen zeitgerecht und inhaltlich vollständig durchgeführt werden. Unsere Lösung unterstütz Sie bei der Qualifikations-, Requalifikations- und Schulungsverwaltung. Es wird die lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation der durchgeführten Unterweisungen gewährleistet und so zur Minimierung des Haftungsrisikos für Unterweiser, Präventivkräfte und Management entscheidend beigetragen.
Arbeitsstoffverwaltung
Alle relevanten Prozessdaten, Betriebsanweisungen und Dokumente von Arbeitsstoffen können in Synoset protokolliert und verwaltet werden. Zudem kann mittels unseres Systems auch die Einhaltung der Störfall-Verordnung zwischen Ist- und Sollwerten gewährleistet werden. Auch Betriebsanweisungen können erstellt und der gesamte Geschäftsprozess zur Freigabe oder dem Verbot eines Stoffes im Unternehmen abgebildet werden.
Unfall- und Maßnahmenverwaltung
Synoset unterstützt Sie bei der Verwaltung von Beinahe-Unfällen und Unfällen. Sie können den Prozess zur Aufnahme und Dokumentation eines Arbeitsunfalles und bei der notwendigen bzw. verpflichtenden Maßnahmensetzung komplett abbilden. Es gibt den unterschiedlich Beteiligten (Präventivkräfte, Personalabteilung, usw.) die Möglichkeit auf einer gemeinsamen Kommunikations- und Bearbeitungsplattform diesen Prozess effizient abzuwickeln.
Brandschutz
Verwalten Sie alle brandschutzrelevanten Equipments wie z.B. Feuermelder, Brandschutztüren, Feuerlöscher. Regelmäßige Wartungspläne und Prüfungen unterstützen Sie bei der Instandhaltung Ihres Equipments. Brandschutzbeauftragte haben im Rahmen ihrer Zuständigkeit den technischen und organisatorischen Brandschutz sicherzustellen. Unsere Lösung hilft bei der Erstellung von z.B. Heißarbeitsscheinen, der Dokumentation des Brandschutzbuches und bei der Durchführung der regelmäßigen Mängel- und Eigenkontrolltätigkeit. Mit der mobilen App können sofort und offline Einsätze protokolliert und z.B. Fotos vor Ort zur Verdeutlichung eines Mangels für die zuständige Person erstellt werden. Brandschutzpläne können zusätzlich als Hilfestellung bei Begehungen angezeigt werden.
Machen Sie jetzt den ersten Schritt:
Lassen Sie sich die Plattform mit ihrem Use Case zeigen.
