Die Last der Verantwortung

Jedes Unternehmen erhält Behördenbescheide mit Auflagen. Die Auflagen sind bindend und oft mit rechtlichen Konsequenzen verbunden. Besonders kompliziert wird es, wenn Gefahrgut verarbeitet, produziert oder verwendet wird. Industrieanlagen müssen oft mehrere tausend Auflagen einhalten. Aber auch normale Fertigungsanlagen und Servicebetriebe unterliegen Sicherheitsauflagen zum Schutz von Mensch und Umwelt. Doch wie kontrolliert man die Einhaltung mehrerer tausend Auflagen? Für Betriebsleiter ist die Last dieser Verantwortung enorm.

Einfache Eingabe von Bescheiden mit Dateianhängen

Bescheide werden meist per Post als amtliches Dokument zugestellt. Für einen Überblick über alle Bescheide werden die gescannten Dokumente digitalisiert abgelegt und mit Metadaten angereichet. So können Bescheide jederzeit schnell gefunden werden.

Komfortable Verknüpfung von Bescheiden und Auflagen

Bescheide enthalten oft eine oder mehrere Auflagen. Diese Auflagen beschreiben eine Erlaubnis, ein Verbot oder ein Gebot. Je nach Art der Auflage sind unterschiedliche Schritte zu durchlaufen. In jedem Fall benötigt es einen Verantwortlichen, der sicherstellt, dass die Auflagen im Unternehmen durchgeführt werden. Via Fristen und automatischer Eskalation durch Emails wird die zeitnahe Bearbeitung garantiert und Strafen vermieden.

Professionelles Management von einzelnen Auflagen

Auflagen mit können nach Bedarf mit Metadaten, bspw. Text der Auflage, Auflagentyp, wiederkehrende oder einmalige Pflichten, Auflagennummer im Bescheid, Zuweisung zu Objekten, Bemerkungen etc. versehen werden.

• Erfassung wiederkehrender Pflichten
• Nachweis über den Verlauf und Bearbeitungsstand jeder Auflage
• Weiterleitung von Checklisten an zuständige Person

Mit Freigabeprozessen im Vier-Augen-Prinzip wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen. Bei komplexen Auflagen ist dies auch mehrstufig möglich. Umsetzungsvorschläge können eingereicht und von mehreren Personen oder Abteilungen freigegeben werden. Die resultierenden Maßnahmen werden durchgeführt, dokumentiert und auf ihre Wirksamkeit hin kontrolliert. Falls die Maßnahme nicht die erwarte Auswirkung erzielt, muss der Prozess von vorn beginnen und die Auflage neu bewertet werden. So stehen alle Informationen den Beteiligten in Echtzeit zur Verfügung, können kollaborativ bearbeitet werden und die Prozesssicherheit ist durchgängig gewährleistet.

Werden alle Maßnahmen und Auflagen eines Bescheides abgeschlossen, wird der Bescheid automatisch auf erfüllt gesetzt und die verantwortlichen Personen informiert. Das spart Zeit und sorgt für Transparenz.

Auflagen mit Checklisten per Handy oder Tablet bearbeiten

Auflagen und wiederkehrende Pflichten können per Checklisten zur Bearbeitung an verantwortliche Mitarbeiter übergeben werden.

• Bearbeitung per „App“, auch offline.
• Zuständiger sendet Umsetzungsvorschläge
• Umsetzungsvorschläge können bestätigt, abgelehnt oder weitergegeben werden
  
• Nachweise zur Durchführung können direkt an die Checkliste gehangen werden
  

Alle Bescheide sind mit Suchfunktionen schnell zugänglich

Beispiel mit 66 betriebenen Anlagen: Es werden 1475 Bescheide verwaltet und insgesamt 10943 Einzelauflagen überwacht, die von einer Vielzahl unterschiedlicher involvierter Behörden ausgehen.

Einzelauflagen schnell auffindbar

Ob für ein Audit oder eine generelle Überprüfung, der Erfüllungsgrad eines Bescheides ist mit allen zugehörigen Auflagen, Maßnahmen und Dokumenten zu jeder Zeit in unserer Software durch Reports ersichtlich. Auf einen Blick ist zu sehen, welche Bescheide bereits abgearbeitet wurden oder welche eine höhere Priorität für die fristgerechte Erfüllung erfordern.

Die Produktionsanlagen sind mit den Bescheiden und Auflagen verknüpft

Beim Aufruf der Anlage ist zu sehen, welche Bescheide und Auflagen sie betreffen. Diese Funktion kann auch ins Anlagenlogbuch integriert werden.

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