image/svg+xml

Bescheide und Auflagen verwalten

Schutz von Mensch und Umwelt

Bescheide, Auflagen, Planunterlagen und Behördenschriftverkehr sind kein Selbstzweck. Sie dienen dem Schutz von Mensch, Unternehmen und Umwelt. Die Betriebsgenehmigungen für Maschinen, Anlagen und ganze Werke müssen eingeholt und aktuell gehalten werden. Auch Umweltauflagen, Sicherheitsanforderungen und Nachhaltigkeits­vereinbarungen müssen dokumentiert und verwaltet werden. Oft sind damit auch regelmäßige Überprüfungen verbunden.

Jetzt gibt es einfach zu bedienende Software, die Sie dabei unterstützt. Das Synoset Bescheide und Auflagenmanagement gliedert sich als System zur Verwaltung von Dokumenten und Regelabläufen nahtlos in den Betriebsablauf ein.

Erledigung im Betrieb 

Steuern Sie die Verwaltung von Bescheiden und Auflagen als Teil des Betriebsablaufes. Synosets Bescheide- und Auflagenmanagement unterstützt Betriebsmitarbeiter bei der Organisation, Verwaltung und Nachverfolgung der behördlichen Bescheide und Auflagen. So können Führungskräfte und Verwaltung sich auf die Überprüfung der Einhaltung von Auflagen und die Rechtskonformität des Unternehmens konzentrieren

Einfacher Ablauf

  1. Eine Behörde stellt einen Bescheid für eine neue oder bestehende Anlage aus und versendet diesen z.B. per Post.
  2. Das Unternehmen empfängt den Bescheid, dokumentiert den Bescheid, legt ihn im System als PDF ab und leitet daraus die Auflagen ab.
  3. Die Auflagen werden mit Hilfe von Checklisten abgearbeitet und rückgemeldet.
  4. Ein Verantwortlicher/Auditor kann sich im System übersichtlich die offenen/erledigten Auflagen anzeigen lassen und Details abrufen.

Synoset unterstützt Sie bei der Verwaltung von Bescheiden und Auflagen als Teil des Betriebsablaufes

Einfache Eingabe von Bescheiden mit Dateianhängen

Bescheide werden meist per Post als amtliches Dokument zugestellt. Für einen Überblick über alle Bescheide werden die gescannten Dokumente digitalisiert abgelegt und mit Metadaten angereichet. So können Bescheide jederzeit schnell gefunden werden.

Komfortable Verknüpfung von Bescheiden und Auflagen

Bescheide enthalten oft eine oder mehrere Auflagen. Diese Auflagen beschreiben eine Erlaubnis, ein Verbot oder ein Gebot. Je nach Art der Auflage sind unterschiedliche Schritte zu durchlaufen. In jedem Fall benötigt es einen Verantwortlichen, der sicherstellt, dass die Auflagen im Unternehmen durchgeführt werden. Via Fristen und automatischer Eskalation durch Emails wird die zeitnahe Bearbeitung garantiert und Strafen vermieden.

Professionelles Management von einzelnen Auflagen

Auflagen mit können nach Bedarf mit Metadaten, bspw. Text der Auflage, Auflagentyp, wiederkehrende oder einmalige Pflichten, Auflagennummer im Bescheid, Zuweisung zu Objekten, Bemerkungen etc. versehen werden.

  • Erfassung wiederkehrender Pflichten
  • Nachweis über den Verlauf und Bearbeitungsstand jeder Auflage
  • Weiterleitung von Checklisten an zuständige Person

Mit Freigabeprozessen im Vier-Augen-Prinzip wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen. Bei komplexen Auflagen ist dies auch mehrstufig möglich. Umsetzungsvorschläge können eingereicht und von mehreren Personen oder Abteilungen freigegeben werden. Die resultierenden Maßnahmen werden durchgeführt, dokumentiert und auf ihre Wirksamkeit hin kontrolliert. Falls die Maßnahme nicht die erwarte Auswirkung erzielt, muss der Prozess von vorn beginnen und die Auflage neu bewertet werden. So stehen alle Informationen den Beteiligten in Echtzeit zur Verfügung, können kollaborativ bearbeitet werden und die Prozesssicherheit ist durchgängig gewährleistet.

Werden alle Maßnahmen und Auflagen eines Bescheides abgeschlossen, wird der Bescheid automatisch auf erfüllt gesetzt und die verantwortlichen Personen informiert. Das spart Zeit und sorgt für Transparenz.

Auflagen mit Checklisten per Handy oder Tablet bearbeiten

Auflagen und wiederkehrende Pflichten können per Checklisten zur Bearbeitung an verantwortliche Mitarbeiter übergeben werden.

  • Bearbeitung per „App“, auch offline.
  • Zuständiger sendet Umsetzungsvorschläge
  • Umsetzungsvorschläge können bestätigt, abgelehnt oder weitergegeben werden
  • Nachweise zur Durchführung können direkt an die Checkliste gehangen werden

Alle Bescheide sind mit Suchfunktionen schnell zugänglich

Beispiel mit 66 betriebenen Anlagen: Es werden 1475 Bescheide verwaltet und insgesamt 10943 Einzelauflagen überwacht, die von einer Vielzahl unterschiedlicher involvierter Behörden ausgehen.

Einzelauflagen schnell auffindbar

Ob für ein Audit oder eine generelle Überprüfung, der Erfüllungsgrad eines Bescheides ist mit allen zugehörigen Auflagen, Maßnahmen und Dokumenten zu jeder Zeit in unserer Software durch Reports ersichtlich. Auf einen Blick ist zu sehen, welche Bescheide bereits abgearbeitet wurden oder welche eine höhere Priorität für die fristgerechte Erfüllung erfordern.

Die Produktionsanlagen sind mit den Bescheiden und Auflagen verknüpft

Beim Aufruf der Anlage ist zu sehen, welche Bescheide und Auflagen sie betreffen. Diese Funktion kann auch ins Anlagenlogbuch integriert werden.

Machen Sie jetzt den ersten Schritt:

Lassen Sie sich die Plattform mit ihrem Use Case zeigen.

DEMO ANFORDERN

Synoset mit Bescheide- und Auflagenverwaltung

  • Zustand aller Auflagen und Bescheide auf einen Blick
  • Anhang von Dokumenten, Links und Kommentaren and Betriebsobjekten („Digital Twin“)
  • Abbildung aller Prüfprozesse (Einfachprüfungen, Zyklen, Stichproben)
  • Ausleitung von auszuführenden Tätigkeiten über Aufgaben, Checklisten oder Tickets.
  • Überprüfung und Dokumentation der Einhaltung wichtiger Auflagen mit Checklisten
  • Einbindung von Dienstleistern wo Externe Unterstützung für Prüfungen benötigt wird.
  • Revisionssichere Speicherung aller Informationen mit Versionierung
Checkliste Betriebsrundgang

Finito

Schichtbücher

Finito

Schichtbücher, Brückenbücher, Anweisungen und Infotafeln.

Mehr Infos

Checkware

Checklisten und Workflows

Checkware

Checklisten selbst erstellen und per App ausrollen.

Mehr Infos

Emplovis

Personalplanung & Skill-Management

Emplovis

Schichtplanung, Skill­management, Mehrarbeiterfassung, Urlaubsanträge.

Mehr Infos

Synoset

Asset- und Servicemanagement

Synoset

Betriebsmittel- & Objekt­management, Ticketing, Projekt­steuerung.

Mehr Infos

Teil Ihrer Connected Worker Umgebung

Synoset ist bei vielen Kunden als leistungsstarkes Einzelprodukt zur Verwaltung von Bescheiden und Auflagen im Einsatz.

Synoset arbeitet aber auch nahtlos mit den drei weiteren Produkten der New Solutions Connected Worker Plattform Finito, Checkware und Emplovis zusammen:

  • Bei Nutzung des Finito Schichtbuchs können Aufgaben aus der Bescheide- und Auflagenverwaltung in den Schichtbetrieb integriert und automatisch direkt an Schichtmitarbeiter vergeben werden.
  • Bei Nutzung der Checkware können alle Aufgaben auch als selbst erstellte Checklisten direkt auf die Mobilgeräte der Produktionsmitarbeiter gesendet werden
  • Bei Einbindung von Emplovis können Mitarbeiterqualifizierungen und Zertifizierungen an das Auflagenmanagement angekoppelt werden

Weitere Informationen zu Synoset erhalten Sie hier.

Zufriedene Anwender

Thomas Born (TOTAL)

So habe ich in kürzester Zeit einen Überblick, ob es zuletzt Auffälligkeiten oder Veränderungen im Produktionsablauf gab oder ob etwas Sicherheitsrelevantes passiert ist. Ich kann unmittelbar reagieren.

Thomas Born, TOTAL Raffinerie Mitteldeutschland GmbH
Reinhard Hofmann (TOTAL)

New Solutions ist den Umgang mit produzierenden Unternehmen gewöhnt. Die Spezialisten sprechen dieselbe Sprache wie wir und wissen auch, welche Risiken in Änderungen an solchen Systemen stecken.

Reinhard Hofmann, TOTAL Raffinerie Mitteldeutschland GmbH
Mario Zeilberger (PC Electric)

Für das Programm Finito Digital Shift Book von der New Solutions GmbH haben wir uns wegen des Funktionsumfangs und des guten Preis-Leistungsverhältnisses entschieden. Außerdem ist die Lösung intuitiv und damit sehr einfach zu bedienen, das hat uns gut gefallen.

Mario Zeilberger, PC Electric GmbH

Dass ein vergleichsweise günstiges Standardprodukt wie Finito sich so anpassungs- und erweiterungsfähig zeigen würde … hat mich positiv überrascht.

Thomas Brodschelm, Alzchem Trostberg GmbH