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Umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle, automatisierte Geschäftsprozesse und durchgehende Dokumentation für weltweite Audits

Audits sind Prüfprozesse. Sie dienen dazu, Abweichungen in Prozessen, Produkten oder Systemen aufzuspüren und Verbesserungspotenziale zu heben. Das Spektrum reicht vom Mini-Audit, das zum Beispiel bei jeder Schichtübergabe durchgeführt wird, bis zu sehr umfangreichen Audits, bei denen das gesamte Unternehmen überprüft wird. Im Auditmanagementsystem werden Audits aller Art auf einer Plattform konsolidiert und komplexe Sachverhalte einfach dargestellt.

Audits dienen der regelmäßigen Kontrolle, ob gesetzliche, vertragliche und betriebsinterne Regeln im Hinblick auf Compliance, Performance oder Prozessqualität eingehalten werden. Je zahlreicher die Audits und je umfangreicher ihr „Scope“, desto schwieriger wird es, eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle, weitgehend automatisierte Geschäftsprozesse und eine durchgehende Dokumentation zu realisieren. Ein Audit Management sorgt dafür, dass alle Audits von Anfang an digital und mehrstufig abgebildet werden – mit den entsprechenden Vorteilen für Analysen, Reporting und Dokumentation.

„Mini“-Audits bei jeder Schichtübergabe steuern und …

Manchmal sind „Audits“ ein Ausdruck für ohnehin stattfindende regelmäßige Kontrollen. Zum Beispiel wenn der Schichtführer am Ende einer Schicht in Gedanken oder auf Papier die wichtigsten Punkte abhakt. Was gewohnheitsmäßig erfolgt, lässt sich über ein Audit Management direkt für einen schicht- und werksübergreifenden Qualitäts- und Verbesserungsprozess nutzen – wie der Anwendungsfall „Audit bei Schichtübergabe“ bei einem unserer Kunden zeigt: Dieser hat für seine Werke einen dynamischen Audit-Prozess etabliert, bei dem jeder Schichtführer am Ende seiner Schicht 30 Fragen zu Themengebieten wie Maschine, Material, Methode und Mensch mit „ok“, „genügend“ oder „nicht ok“ beantwortet. Die Fragen werden per Zufallsalgorithmus aus einen standardisierten Fragenpool von rund 340 Fragen ausgewählt, der zentral gepflegt wird.

… auswerten

Der Fragenkatalog ist „intelligent“: Er reagiert auf Antworten des Schichtführers, fragt beispielsweise nach den Ursachen bei „nicht ok“ und welche Maßnahmen erfolgt sind; er prüft Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität und stößt bei Bedarf automatisch ein- und mehrstufige Workflows an. Texte lassen sich ebenso integrieren wie zugehörige Fotos, die wiederum auch eine Sicherheit für den Ausfüller darstellen, wenn es später zu Fragen kommt. Über diese Schichtübergaben-Audits entstehen mit der Zeit viele Daten, die sich schicht- und werksübergreifend sammeln, aggregieren, analysieren und zu aussagekräftigen Berichten zusammenfassen lassen. Auf diese Weise lassen sich Schwachstellen in der Produktion feststellen und Verbesserungen anstoßen.

Sehr große Audits planen, steuern, durchführen…

Wird hingegen ein Werk oder Wertstrom auditiert, findet die Prüfung zwar weniger regelmäßig, dafür aber umso umfangreicher statt. Gleiches gilt für Audits innerhalb der Lieferkette, wo es gilt, gewisse (soziale) Standards einzuhalten. Solche Audits bestehen aus tausenden und mehr Einzelfragen, von denen jede Einzelne nachhaltig beantwortet und nachvollziehbar dokumentiert werden muss. Der Arbeitsvorrat liegt in Form von thematisch oder prozessbezogen strukturierten Aufgaben- und Open-Item-Listen vor, die in von verschiedenen Bereichen mehrstufig nacheinander abgearbeitet werden. Teilbereiche werden hier als digitale Fragenkataloge innerhalb des Systems angelegt und verwaltet, und sie können dank der Unterstützung von mehrstufigen Workflows verschiedenen Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Die Kommunikation erfolgt automatisiert, user-freundlich und standardisiert, auch ohne direkten Zugang zum Firmennetz. Die Auditteilnehmer müssen nichts handschriftlich ausfüllen, einscannen und ablegen, sondern können direkt am Rechner oder Smartphone die Punkte abhaken.

…und exportieren

Nach erfolgter Prüfung werden die Listen abgeschlossen, sämtliche Einzelschritte liegen dann bereits digital vor und können jederzeit an andere IT-Systeme wie Reporting, ERP/SAP etc. übertragen werden. Zudem sind die Audits inklusive aller Prüfbescheide, Vereinbarungen, Auflagenverfolgung und der Dokumentation auf der anwenderfreundlichen Audit-Management-Plattform konsolidiert. Sie liefert eine transparente Gesamtschau auf alle Audits und vereinfacht zugleich komplexe Sachverhalte für Anwender. Externe Audit-Teilnehmer wie Prüfer oder Lieferanten lassen sich über diesen Weg digital in die Audits einbinden.

Integration mit Ticket- und Reporting-Systemen

Bleiben bei der Bearbeitung der Audits Fragen offen, so findet der Nutzer am Ende der Fragenliste eine Open-Item-Liste, deren Punkte direkt in ein Ticket-System einfließt. Die Tickets werden an die verantwortlichen Stellen zur Bearbeitung weitergeleitet, deren Beantwortung nachhaltig überprüft wird. Auf diese Weise ist eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle aller teilprojektbezogenen Aktivitäten über ein zentrales Dashboard aus möglich, inklusive einer nachhaltigen und nachvollziehbaren Dokumentation jedes einzelnen Arbeitsschritts.

Ihre Mehrwerte

Durchgehende Digitalisierung aller Arten von Audits im Rahmen eines strukturierten Auditmanagements

Alle Arten von Audits werden unterstützt: Prozess-, System- und Produkt-Audits, Mehrsprachigkeit der Fragenkataloge

Plattformfähigkeit, Integration in verschiedenste Systeme, wie zum Beispiel Asset Management-, Projektmanagement-, Ticket-, Reporting-, Schichtbuch-Systeme, etc.

Abbildung von Abhängigkeiten und Verknüpfungen: Ein Fragekatalog umfasst einen kompletten Review, er ist prozessübergreifend

Vereinfachung komplexer Sachverhalte für die Anwender, persönliches User Interface mit den für den Anwender relevanten Audits, Fragenkataloge liegen stets in aktueller Version vor

Checkware unterstützt Sie bei der Durchführung von Inspektionen als Teil des Betriebsablaufes

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Finito

Schichtbücher

Finito

Schichtbücher, Brückenbücher, Anweisungen und Infotafeln mit Echtzeit-Maschinendaten.

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Checkware

Checklisten und Workflows

Checkware

Checklisten selbst erstellen und per App ausrollen.

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Emplovis

Personalplanung & Skill-Management

Emplovis

Schichtplanung mit SAP Schnittstelle. Skill­management. Vario-Schichten, Schichtwechsel, Mehrarbeiterfassung, Urlaubsanträge.

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Synoset

Asset- und Servicemanagement

Synoset

Prozess­steuerung, Betriebsmittel­management, Wartungspläne, Objekt­management, Asset­management, Ticketing, Projekt­steuerung.

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Teil Ihrer Connected Worker Umgebung

Synoset ist bei vielen Kunden als leistungsstarkes Einzelprodukt zur Verwaltung von Bescheiden und Auflagen im Einsatz.

Synoset arbeitet aber auch nahtlos mit den drei weiteren Produkten der New Solutions Connected Worker Plattform Finito, Checkware und Emplovis zusammen:

  • Bei Nutzung des Finito Schichtbuchs können Aufgaben aus der Bescheide- und Auflagenverwaltung in den Schichtbetrieb integriert und automatisch direkt an Schichtmitarbeiter vergeben werden.
  • Bei Nutzung der Checkware können alle Aufgaben auch als selbst erstellte Checklisten direkt auf die Mobilgeräte der Produktionsmitarbeiter gesendet werden
  • Bei Einbindung von Emplovis können Mitarbeiterqualifizierungen und Zertifizierungen an das Auflagenmanagement angekoppelt werden

Weitere Informationen zu Synoset erhalten Sie hier.

Zufriedene Anwender

Thomas Born (TOTAL)

So habe ich in kürzester Zeit einen Überblick, ob es zuletzt Auffälligkeiten oder Veränderungen im Produktionsablauf gab oder ob etwas Sicherheitsrelevantes passiert ist. Ich kann unmittelbar reagieren.

Thomas Born, TOTAL Raffinerie Mitteldeutschland GmbH
Reinhard Hofmann (TOTAL)

New Solutions ist den Umgang mit produzierenden Unternehmen gewöhnt. Die Spezialisten sprechen dieselbe Sprache wie wir und wissen auch, welche Risiken in Änderungen an solchen Systemen stecken.

Reinhard Hofmann, TOTAL Raffinerie Mitteldeutschland GmbH
Mario Zeilberger (PC Electric)

Für das Programm Finito Digital Shift Book von der New Solutions GmbH haben wir uns wegen des Funktionsumfangs und des guten Preis-Leistungsverhältnisses entschieden. Außerdem ist die Lösung intuitiv und damit sehr einfach zu bedienen, das hat uns gut gefallen.

Mario Zeilberger, PC Electric GmbH

Dass ein vergleichsweise günstiges Standardprodukt wie Finito sich so anpassungs- und erweiterungsfähig zeigen würde … hat mich positiv überrascht.

Thomas Brodschelm, Alzchem Trostberg GmbH