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Arbeitsfreigaben mit digitalen Checklisten: Mehrstufige Prozesse sicher, verbindlich und transparent abbilden und dokumentieren

Um Mitarbeiter oder Fremdfirmen bei gefährlichen Arbeiten im Betrieb zu schützen, muss vieles bedacht werden: Risikobeurteilungen, Termine, Schutzmaßnahmen, Regeln, Verantwortliche, Freigabeprozesse u.v.m. Arbeitssicherheitsbeauftragte stehen vor der Herausforderung, hier den Überblick zu behalten und festgelegte Abläufe stringent zu verfolgen? Mit digitalen Checklisten, die mehrstufige Prozesse unterstützen, gelingt dies spielend einfach.

Arbeitsfreigaben sind ein strukturierendes Element von Genehmigungs- und Freischaltprozessen, die bei potenziell gefährlichen Arbeiten gesetzlich vorgeschrieben sind. Sie beschreiben die auszuführende Arbeit, wo und wann sie zu verrichten ist, durch wen sie ausgeführt wird und welche Vorkehrungen zu treffen sind. Erst wenn die Vorbereitungen ordnungsgemäß abgeschlossen und von den Verantwortlichen kontrolliert und unterschrieben wurden, werden Freigabe- und Erlaubnisscheine erteilt. Arbeitsfreigaben sind somit ein wichtiges Element der Arbeitssicherheit, in die eine Vielzahl von Personen und Bereichen involviert sind.

Digitale Checklisten versus digitale Freigabesysteme

Dass Softwaretools komplexe Prozesse wie die beschriebenen Arbeitsfreigaben unterstützen können, ist bekannt. Doch welche Tools machen Sinn, sind einfach zu installieren, leicht an die Nutzer zu verteilen und flexibel in der Handhabung? Hier haben sich digitalen Checklisten als neutrales, wenig leistungshungriges und intuitiv zu nutzendes Tool erwiesen. Digitale Checklisten können unkompliziert über das (mobile) Internet an interne und externe Mitarbeiter verteilt und von diesen per Webbrowser oder App am Smartphone oder Tablet genutzt werden. Ist eine Checkliste ausgefüllt, laufen die anschließenden Freigabeprozesse einfach und automatisiert per Mail-Workflow ab. Der jeweils für einen Bereich Verantwortliche sieht nur den Teil der Checkliste, für den er zuständig ist, und gibt „seine“ Punkte per digitaler Unterschrift frei. Für die einzelne Person nimmt dies die Komplexität aus dem Prozess raus. Sie muss nicht mehr lesen als nötig und spart dadurch Zeit und Arbeitsaufwand.

Gesamten Genehmigungsprozess mit digitalen Checklisten abbilden

Mit digitalen Checklisten können aber nicht nur Daten einfach erfasst werden; die Software ist auch in der Lage, die mehrstufigen Genehmigungs- und Freigabeprozess für gefährliche Arbeiten 1:1 abzubilden. Unterstützt werden z.B. Funktionen wie handschriftliche Signaturen, Erinnerungen per Mail oder App, automatische Eskalationen, etc. Auf diese Weise ist auch gewährleistet, dass einmal definierte Prozesse Schritt für Schritt abgearbeitet werden und kein Schritt übersprungen wird.

Wie unterstützen Checklisten den Prozess?

Werden Arbeitsfreigaben als digitale Checklisten realisiert, ergeben sich Vorteile für alle Beteiligten: Arbeitsschutzbeauftragte haben über ihr Dashboard den Überblick über laufende Freigabeverfahren, Termine, Schutzmaßnahmen usw. Mit Hilfe der digitalen Checklisten lassen sich Gefährdungen erfassen, Risikobeurteilungen integrieren und Schutzmaßnahmen erstellen, prüfen und dokumentieren. Verantwortliche werden festgelegt, Erinnerungsmails versandt, Termine geplant etc. Digitale Arbeitsfreigaben sorgen zudem für eine verlässliche und einheitliche Dokumentation und erhöhen dadurch die Rechtssicherheit.

Einfache Administration

Mit dem Checklisten-Designer können einmal eingewiesene Nutzer die Checklisten selbst ohne jegliche Programmierkenntnisse anlegen – die verschiedenen Steuerelemente-Vorlagen werden einfach per Drag-and-Drop ins Dokument gezogen. Neue und geänderte Checklisten werden sofort veröffentlicht und sind dann für alle Nutzer verfügbar. In der App-Version sind die Checklisten auch offline nutzbar. Die erfassten Informationen werden anschließend synchronisiert und zentral gespeichert.

Ihre Mehrwerte

Mehr Einfachheit. Automatisierte Prozesse, auch mehrstufig, zielgruppenorientiert. Bereichsverantwortliche müssen nur das bearbeiten, was in ihren Bereich fällt, so wird Komplexität aus dem Prozess rausgenommen.

Mehr Überblick. Über ihr Dashboard haben alle Verantwortlichen Zugriff auf die laufenden Freigabescheinverfahren und können jederzeit den Status einsehen.

Mehr Prozesstreue. Mehrstufige Prozesse werden unterstützt, Schritt-für-Schritt-Durchführung, alle beteiligten Personen/Abteilungen werden zuverlässig involviert.

Mehr Rechtssicherheit. Klarer Nachweis, wer wann was dokumentiert hat, weniger Manipulationsspielraum, Zeitersparnis für Mitarbeiter.

Mehr Flexibilität. Zugriff auf die Lösung per Browser und Link, ortsunabhängig verschiedenste Informationen einsehen oder Anpassungen an Checklisten machen.

Checkware unterstützt Sie bei der Durchführung von Inspektionen als Teil des Betriebsablaufes

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Schichtbücher, Brückenbücher, Anweisungen und Infotafeln mit Echtzeit-Maschinendaten.

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Checklisten selbst erstellen und per App ausrollen.

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Synoset

Asset- und Servicemanagement

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Prozess­steuerung, Betriebsmittel­management, Wartungspläne, Objekt­management, Asset­management, Ticketing, Projekt­steuerung.

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Synoset ist bei vielen Kunden als leistungsstarkes Einzelprodukt zur Verwaltung von Bescheiden und Auflagen im Einsatz.

Synoset arbeitet aber auch nahtlos mit den drei weiteren Produkten der New Solutions Connected Worker Plattform Finito, Checkware und Emplovis zusammen:

  • Bei Nutzung des Finito Schichtbuchs können Aufgaben aus der Bescheide- und Auflagenverwaltung in den Schichtbetrieb integriert und automatisch direkt an Schichtmitarbeiter vergeben werden.
  • Bei Nutzung der Checkware können alle Aufgaben auch als selbst erstellte Checklisten direkt auf die Mobilgeräte der Produktionsmitarbeiter gesendet werden
  • Bei Einbindung von Emplovis können Mitarbeiterqualifizierungen und Zertifizierungen an das Auflagenmanagement angekoppelt werden

Weitere Informationen zu Synoset erhalten Sie hier.

Zufriedene Anwender

Thomas Born (TOTAL)

So habe ich in kürzester Zeit einen Überblick, ob es zuletzt Auffälligkeiten oder Veränderungen im Produktionsablauf gab oder ob etwas Sicherheitsrelevantes passiert ist. Ich kann unmittelbar reagieren.

Thomas Born, TOTAL Raffinerie Mitteldeutschland GmbH
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New Solutions ist den Umgang mit produzierenden Unternehmen gewöhnt. Die Spezialisten sprechen dieselbe Sprache wie wir und wissen auch, welche Risiken in Änderungen an solchen Systemen stecken.

Reinhard Hofmann, TOTAL Raffinerie Mitteldeutschland GmbH
Mario Zeilberger (PC Electric)

Für das Programm Finito Digital Shift Book von der New Solutions GmbH haben wir uns wegen des Funktionsumfangs und des guten Preis-Leistungsverhältnisses entschieden. Außerdem ist die Lösung intuitiv und damit sehr einfach zu bedienen, das hat uns gut gefallen.

Mario Zeilberger, PC Electric GmbH

Dass ein vergleichsweise günstiges Standardprodukt wie Finito sich so anpassungs- und erweiterungsfähig zeigen würde … hat mich positiv überrascht.

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